Lay-out

De lay-out van Bouwlogics is zonder overdrijven een technisch hoogstandje te noemen. Er is veel zorg besteed aan gebruiksvriendelijkheid, vormgeving en snelheid. Dit laatste om er voor te zorgen dat alle acties die worden uitgevoerd ook razendsnel op uw beeldscherm komen.

De basis wordt gevormd door de unieke structuur in Bouwlogics. Dankzij deze, op metadata gevormde basis, biedt het systeem een dynamische boomstructuur waarmee eenvoudig naar alle projectdocumenten genavigeerd kan worden. Hierdoor kunnen met enkele muisklikken alle documenten uit een bepaalde fase beschikbaar gesteld worden, of alle documenten van een bepaalde discipline, documenteigenaar of type document.

U kunt binnen de bestandslijsten sorteren, groeperen, filteren en lijsten op maat maken en exporteren naar Excel of pdf. Ook project- en gebruikersspecifiek kunnen er instellingen gedaan worden in de lay-out, zoals ondermeer het verbergen en zichtbaar maken van kolommen of het projectspecifiek inrichten van kolomhoofden.

Zoeken wordt vinden

Binnen Bouwlogics zit een slimme functie geïntegreerd om te zoeken of te rapporteren. Met de zoekfunctie kunt u niet alleen zoeken op bestandsnamen of titels, of oude of nieuwe versies, maar ook op teksten binnen in documenten, zoals pdf files en onderhoeken van tekeningen! Naast het zoeken op trefwoord, kunt u bepaalde filteringen aanbrengen in bijvoorbeeld organisatie, bouwdeel, bouwfase, etc. Verder kunt u zoeken op bijvoorbeeld datum geproduceerd, wijzigingsdatum, type bestand, tijdsintervallen, etc.

• zoekopdrachten kunnen worden opgeslagen, zodat deze repeterend worden. Moet u altijd documenten uit hetzelfde bouwdeel halen? Dan slaat u dit bijvoorbeeld op als wekelijkse zoekopdracht. Het systeem zorgt er dan voor dat met slechts 1 muisklik wekelijks de juiste informatie wordt aangeleverd!
• een opgeslagen zoekopdracht kan worden toegevoegd aan de dynamische boomstructuur. Zo wordt de opgeslagen zoekopdracht een unieke navigatietool.
• uit zoekopdrachten komen bepaalde lijsten met gegevens naar voren. Alle lijsten zijn te exporteren naar pdf of Excel, om zo overzichtelijke rapporten te genereren.

Bouwlogics Explorer

Naast het up- en downloaden van documenten van- en naar Bouwlogics via uw webbrowser (bijv. Internet Explorer), is het ook mogelijk om vanuit uw rechtermuisknop uw documenten te up- en downloaden vanaf uw eigen pc of werkomgeving (bijv. citrix, …). Hiervoor heeft Portiva de Bouwlogics Explorer ontwikkeld. U hoeft op dat moment dus ook niet ingelogd te zijn in Bouwlogics.

Werk samen in tijdelijke ruimtes

Binnen Bouwlogics kunt u tijdelijke, virtuele werkruimtes aanmaken om daarin documenten op te slaan en te delen met een, door de gebruiker gekozen, select gezelschap. Zo’n werkruimte is dus uitermate geschikt voor architecten om even enkele schetsen uit te wisselen.

E-mail

Veel communicatie in een project verloopt normaal gesproken via e-mail. Door (belangrijke) e-mails direct, of als cc, naar het project-email (bijv. bouwtoren@bouwlogics.nl) te sturen minimaliseert u het risico dat uw voorstel, document of resultaat van een belangrijke discussie in de mailbox van een projectdeelnemer verdwijnt.

Door het e-mailadres van het project te verspreiden kunt u zelfs input versturen naar (en ontvangen van) mensen die geen deelnemer zijn binnen het project. Naar wens kunt u deze e-mails uitbreiden met documenten vanaf uw pc of vanuit Bouwlogics. Al deze correspondentie wordt gearchiveerd, zodat u en uw projectpartners deze informatie niet hoeven te archiveren in hun eigen e-mailprogramma. Bovendien zal er bij discussie altijd teruggevonden kunnen worden wie wanneer welke email heeft ontvangen.

Notificatie

Deze 24-uurs notificatieservice levert een positieve bijdrage aan het versiebeheer binnen uw projectteam. Bij toevoegingen of wijzigingen is direct helder wat de meest recente projectinformatie is. Erg waardevol voor iedereen die bijvoorbeeld een nieuw geplaatst document als onderlegger dient te gebruiken.

Unieke projectstructuur

Binnen Bouwlogics wordt een unieke structuur op basis van kenmerken / metadata gehanteerd, waardoor bij het navigeren tussen en naar documenten een veel gerichter resultaat verkregen kan worden dan bij de standaard Windows mappenstructuur. Immers, iedere projectdeelnemer heeft zijn eigen logica, waardoor bij het werken met Windows mappen in een bouwproject het overzicht al snel verloren gaat.

Juist het werken met metadata maakt het werken met Bouwlogics daarom zo uniek en zijn documenten en tekeningen door elke partij en in elk soort project (groot of klein, utiliteit- en woningbouw, GWW en infra) terug te vinden.

Wie heeft wat wanneer gedaan

Alle activiteiten welke in Bouwlogics worden uitgevoerd, worden ook gelogd. Voor u betekent dit dat te allen tijde terug te zien is wie wat heeft gedaan met welk document. Heeft iemand het document bekeken met de viewer? U kunt zien wanneer deze persoon dit heeft gedaan. Hiervan zijn overigens ook weer rapporten te maken.

Heeft iemand digitaal opmerkingen toegevoegd? Met een icoontje is te zien dat er digitaal opmerkingen zijn toegevoegd aan een tekening. In de tekening zelf staat gelogd wie de opmerkingen op welke datum heeft gemaakt.

Strak versiebeheer

Bij omvangrijke projecten is het managen van informatiestromen een vak apart. De laatste up-to-date gegevens moeten omwille van de voortgang beschikbaar zijn en er mogen geen verschillende werkversies bestaan van planningen, tekeningen en rapporten. Op het moment dat er meer en meer partijen betrokken raken bij een complex project, is een sluitend versiebeheer een absolute vereiste.

Juist vanwege de unieke projectstructuur is Bouwlogics de enige op de Nederlandse markt die een sluitend versiebeheer kan bieden. Er is geen document dat per ongeluk in de verkeerde map geplaatst kan worden: er zijn immers geen mappen! Het gebruik van metadata kent slechts 1 kanttekening: het toekennen van de kenmerken aan het document dat geplaatst wordt. Hiervoor heeft Portiva echter ook een passende oplossing bedacht: het automatisch metadateren van documenten. Daarnaast hoogt het systeem automatisch de versienummering op. Bel of mail voor een demo om te zien hoe eenvoudig het werkt!

Op het moment dat het document geplaatst is, zal deze zichtbaar zijn in de bestandlijst. Met behulp van de uitgebreide navigatiemogelijkheden kan er binnen de bestandlijst genavigeerd worden. Alle bestanden binnen deze lijst zijn de meest recente. Bij elk bestand kan er een extra scherm geopend worden, waarin de voorgaande versies te zien of te downloaden zijn. Wil een gebruiker een verouderde versie gaan openen, dan zal Bouwlogics waarschuwen dat dit een oudere versie is.

Optimaliseer werkstroomprocessen

Om zoveel mogelijk profijt te hebben van online samenwerking is niet alleen het delen en distribueren van informatie van belang. Het meeste rendement wordt behaald door het afstemmen van werkprocessen op elkaar. Zogenaamde ‘workflow’(werkstroom) zorgt voor het doorlopen van vooraf vastgestelde acties. Het vrijgeven van een gewijzigde tekening bijvoorbeeld dient vooraf gegaan te worden door een aantal goedkeuringen van architect, opdrachtgever en constructeur. Bij het plaatsen van de nieuwe versie van de tekening op Bouwlogics wordt automatisch een goedkeuringsproces gestart. Na goedkeuring van alle betrokken partijen krijgt de tekening de status ‘definitief’ en is pas dan beschikbaar voor andere deelnemers in het werk.

Iedere projectdeelnemer met de bevoegdheid tot het uploaden van documenten, kan dus ook een workflow initiëren. Voor repeterende workflows kunnen door te klikken en slepen met blokjes alle soorten sjablonen naar wens worden aangemaakt.

Alle participanten binnen een workflow krijgen automatisch vanuit Bouwlogics via de e-mail notificatie een verzoek om tot actie te komen. Nadat de workflow is gestart, kunt u op uw dashboard de voor u relevante workflow(s) volgen. Hierin is terug te vinden wie welke documenten heeft goed- of afgekeurd en hoeveel tijd een participant nog heeft om de door u gevraagde actie uit te voeren en welke acties u zelf nog dient uit te voeren. Bovendien kan er via deze weg ook worden ingegrepen op uw eigen workflows: is er iemand in uw proces (tijdelijk) afwezig, dan kunt u zijn/haar taak door een directe collega laten uitvoeren en deze persoon ook de notificatie laten krijgen om op de actie geattendeerd te worden.

Inzien, markeren, vergelijken

Zonder dat u de specifieke software nodig heeft, kunt u dankzij de viewer documenten inzien. Zo kunt u bijvoorbeeld een AutoCad-tekening inzien, zonder dat u daarvoor de software in huis heeft. De viewer ondersteunt ruim 150 formaten, waaronder alle Officebestanden, Acrobatbestanden, Tiff-bestanden, etcetera. Aangezien er steeds meer bouwprojecten vooraf in 3D getekend worden, is het sinds kort ook mogelijk 3D tekeningen te bekijken.

Verder heeft de viewer de mogelijkheid om met een ‘digitale markeerstift’ opmerkingen op documenten en tekeningen te noteren. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van verschillende kleuren, wolkjes, pijlen, etc. Deze aantekeningen worden bovenop de tekening of het document gemaakt en tasten het origineel dus niet aan. De aantekeningen kunnen als apart document worden bewaard in Bouwlogics.

Uniek is de mogelijkheid om tekeningen naast elkaar of over elkaar heen te leggen, om ze te vergelijken. De verschillen tussen beide documenten worden in kleur aangegeven.

Planning & Agenda

In de projectagenda kunt u uw projectplanning kwijt. U kunt activiteiten plannen, uitnodigingen versturen en ‘to do’s’ aanmaken. Deze kunnen in verschillende kleuren op bijvoorbeeld een tijdsbalk worden weergegeven. Met het plannen van activiteiten, kunt u bijvoorbeeld uw tekeningbehoefteschema’s inzichtelijk krijgen, zonder dat u daarvoor Excel nog nodig heeft. Door uitnodigingen vanuit de module planning te versturen, kunt u deelnemers uitnodigen voor bijvoorbeeld een vergadering of een andere gezamenlijke activiteit. Een to do is eigenlijk een effectieve tool voor het beheren en delegeren van taken. De to do actie kan worden gebruikt om je eigen taken te plannen, of om iemand te vragen om meer informatie, of een activiteit te laten uitvoeren.

Onafhankelijke Reprobestelmodule

Iedereen onderkent de voordelen van het digitaal beschikbaar hebben van essentiële projectinformatie. Het lezen van bestekken of overige documenten via het beeldscherm is echter lang niet altijd praktisch. Laat staan het beoordelen of corrigeren van een grootformaat A0 tekening.

Bouwlogics heeft hiervoor een oplossing in het Bouwlogics platform ingebouwd, waarmee met enkele muisklikken een selectie of zelfs gehele tekeningensets besteld kunnen worden als printorder. Deze printorder wordt digitaal bij uw interne reproafdeling of een externe repropartner naar keuze bezorgd. Hierdoor ontstaat een zeer korte doorlooptijd met een zeer geringe kans op verkeerde orders. De repropartner neemt na ontvangst de order in behandeling en zorgt voor productie en verdere distributie. Vooral handig bij het uitsturen van een aanbesteding aan een grote groep onderaannemers.

Door binnen het consortium te kiezen voor één centrale repropartner ontstaat een aanzienlijk, direct meetbaar, kostenvoordeel. Dit is eenvoudig te bereiken door een gezamenlijk mantelcontract te sluiten voor alle consortiumdeelnemers. Zo profiteren ook onderaannemers van een scherpe printprijs.

De Repromodule is geheel onafhankelijk, waarmee wordt bedoeld dat u uw eigen Repropartner kunt toevoegen om het reprowerk uit te laten voeren. Portiva heeft echter ook een samenwerking met een landelijke Repro partner, waarbij bijvoorbeeld een Zwart-Wit tekening op A0 formaat geprint kan worden voor slechts €1,-.

Meertalig

Op dit moment is Bouwlogics beschikbaar in zowel het Engels als het Nederlands. U kunt, terwijl u bent ingelogd, live switchen tussen beide talen. Op aanvraag kunnen wij binnen 2 werkweken de door u gewenste taal binnen Bouwlogics beschikbaar hebben.

Facilitair beheer

Na oplevering van een object is het van groot belang de opdrachtgever en/of facilitair beherende partij te voorzien van de laatste tekeningen en documenten. Dit is bijzonder eenvoudig als er eerder in het traject is gekozen voor Bouwlogics als primair informatieplatform. Alle benodigde informatie is immers online toegankelijk.

Door het project in de revisiefase te brengen, is direct alle informatie voorhanden om strak revisiebeheer te plegen. Een storing 4 jaar na oplevering aan de luchtbehandeling? Geen probleem, inloggen op Bouwlogics en de onderhoudsdienst heeft direct alle laatste versies voorhanden. Enkele jaren na oplevering een verbouwing plegen? Geen punt, alle benodigde info staat ter beschikking aan de nieuwe hoofdaannemer die direct de nieuwe revisiestanden kan bijwerken.

Indien wenselijk, is informatie na oplevering ook beschikbaar als offline digitaal archief op bijvoorbeeld één of meer DVD's.

Rechten en rollen

Dankzij het toekennen van specifieke rechten en rollen aan elke unieke deelnemer is het beheer voor de projecteigenaar overzichtelijk en eenvoudig. Met slechts enkele muisklikken kan een deelnemer aan een project toegevoegd en/of gedeactiveerd worden. Is iemand niet geautoriseerd? Dan deze deze persoon deze bouwdelen en/of fasen ook niet! Hierdoor is Bouwlogics dus ook heel flexibel in te zetten voor bijvoorbeeld de concurrentiegerichte dialoog of digitaal aanbesteden. Immers, in beide processen zijn er aanneemcombinaties en/of onderaannemers, die gegevens van elkaar niet mogen inzien.

Integratie met SharePoint

Bouwlogics biedt krachtige integratie mogelijkheden waarmee diverse eigen applicaties gekoppeld kunnen worden. Portiva heeft vanuit SharepointXD een naadloze integratie ontwikkeld om vanuit uw eigen Microsoft SharePoint omgeving documenten en tekeningen over te brengen en op te halen vanuit Bouwlogics.

Hiermee worden handmatige handelingen vermeden en er een nog groter efficiency voordeel wordt behaald met Bouwlogics. Alle kenmerken die aan documenten en tekeningen in Bouwlogics zijn gegeven worden automatisch gekoppeld aan de binnen uw SharePoint omgeving aanwezige kenmerken. Zo wordt integraal versiebeheer en het intern snel kunnen beschikken over door externe partijen aangeleverde informatie een kwestie van een paar muisklikken.

Integratie met Organice

Organice van Cadac en Bouwlogics Portiva kunnen worden gekoppeld. Waar Organice zich richt op het ondersteunen van interne bedrijfsprocessen (DMS) en Bouwlogics juist bedoeld is als projectomgeving waarin alle betrokken partijen informatie (workflow- en procesgestuurd) kunnen delen, zorgt de koppeling voor een perfecte ketenintegratie. Met de connector wordt met slechts enkele muisklikken de in Organice beheerde informatie via Bouwlogics meervoudig beschikbaar gesteld voor alle andere partijen in het bouwproject.

Integratie met Organice

Organice van Cadac en Bouwlogics Portiva kunnen worden gekoppeld. Waar Organice zich richt op het ondersteunen van interne bedrijfsprocessen (DMS) en Bouwlogics juist bedoeld is als projectomgeving waarin alle betrokken partijen informatie (workflow- en procesgestuurd) kunnen delen, zorgt de koppeling voor een perfecte ketenintegratie. Met de connector wordt met slechts enkele muisklikken de in Organice beheerde informatie via Bouwlogics meervoudig beschikbaar gesteld voor alle andere partijen in het bouwproject.